Düğünde kahve barı planlarken ilk karar hangi kahvelerin sunulacağı gibi görünebilir. Oysa servis saati, barın konumu ve mekânın teknik koşulları da misafir deneyimini doğrudan etkiler.
Karşılama sırasında kullanılacak bir kahve noktası ile yemek sonrasında açılacak barın ihtiyaçları farklıdır. Planlamaya menüden önce düğünün akışını belirleyerek başlamak işinizi kolaylaştırır.
1. Kahve Servisinin Zamanını Seçin
Kahveyi düğünün farklı bölümlerinde sunabilirsiniz:
- Misafirlerin karşılandığı saatlerde
- Kokteyl ve sohbet bölümünde
- Yemek veya tatlı sonrasında
- Kutlamanın ilerleyen saatlerinde
Bu seçeneklerin hepsini aynı organizasyonda kullanmak zorunda değilsiniz. Misafirlerin geliş saatleri, yemek programı ve kutlamanın süresi üzerinden karar verebilirsiniz.
Kahve barının hangi saatlerde açık olacağı belli olduğunda ekip ve malzeme hazırlığını da daha doğru planlamak mümkün olur.
2. Mekânla Dış Hizmet Koşullarını Netleştirin
Kahve hizmeti için rezervasyon yapmadan önce düğün mekânının dışarıdan ekip kabul edip etmediğini öğrenin.
Ardından şu konuları görüşün:
- Ekip hangi saatte alana girebilir?
- Barın kurulabileceği noktalar nereler?
- Elektrik bağlantısını kim sağlayacak?
- Ekipman hangi güzergâhtan taşınacak?
- Servis bitince toplama için ne kadar süre var?
Otellerde, açık hava alanlarında ve özel organizasyon mekânlarında kurallar değişebilir. Mekân yetkilisi ile hizmet sağlayıcının önceden iletişim kurması son dakika belirsizliklerini azaltır.
3. Barın Yerini Misafir Akışına Göre Belirleyin
Kahve barının görünür olması faydalıdır; ancak girişleri, masalar arasındaki geçişleri veya dans alanını daraltmaması gerekir.
Konukların sipariş vermek için duracağı alanı da düşünün. Sadece tezgâhın sığması yeterli değildir; baristanın çalışma alanı ve misafirlerin bekleyebileceği bölüm de değerlendirilmelidir.
Açık hava düğünlerinde zeminin uygunluğu, gölge ve hava koşulları için alternatif plan önceden konuşulmalıdır.
4. Menüyü Davetinize Göre Oluşturun
Espresso, americano, cappuccino ve latte gibi seçenekler arasından davetinize uygun bir seçki hazırlanabilir. Sıcak havalarda soğuk kahveler, yemek sonrasında ise Türk kahvesi seçenekleri değerlendirilebilir.
Menüyü belirlerken şu soruları sorun:
- Misafirler sıcak ve soğuk içeceklerden hangilerini tercih edebilir?
- Kahve içmeyenler için ne sunulacak?
- Kafeinsiz kahve veya bitki bazlı süt isteniyor mu?
- Türk kahvesi ayrı bir noktada mı hazırlanacak?
Çok sayıda seçenek eklemek yerine servis süresine uygun bir menü oluşturmak hazırlığı ve sipariş vermeyi kolaylaştırabilir.
5. Toplam Kişi Sayısının Yanında Yoğun Saatleri de Paylaşın
Misafir sayısı önemlidir; ancak herkesin aynı anda kahve istemesi beklenen bir an varsa bunu özellikle belirtin.
Örneğin tatlı servisinin hemen ardından kahve sunulacaksa belirli bir zaman aralığında talep artabilir. Ekip planı ve içecek menüsü bu programa göre değerlendirilmelidir.
Kahve talebini tahmin ederken kesin olmayan bir fincan sayısı belirlemek yerine hizmet sağlayıcıyla beklenen akışı konuşun.
6. Teklifin Kapsamını Yazılı Olarak Görün
Servis süresi, menü, ekip, bardaklar, ulaşım ve kurulum gibi kalemlerin teklif içinde açıklanmasını isteyin. Düğün programı uzarsa ek hizmetin nasıl değerlendirileceğini de önceden öğrenin.
Dekorasyon veya kişiselleştirilmiş sunum talebiniz varsa hazırlık süresini ve kapsamını ayrıca görüşün.
Düğünde Kahve Barı İçin Son Kontrol
Tarih, adres, kurulum saati, servis aralığı ve mekândaki sorumlu kişinin iletişim bilgileri bütün taraflarda aynı olmalıdır. Menüdeki son değişiklikleri de etkinlikten önce netleştirin.
Antalya’da düğün veya nişan planlıyorsanız düğün kahve catering hizmetimizi inceleyebilirsiniz.